一、方案概述

檔案資料是任何一個企事業(yè)單位的知識財富和智力資源。傳統(tǒng)的管理方式上，檔案都是采用紙張資料保存檔案，檔案數(shù)量非常巨大，歸整復(fù)雜，人工查詢速度慢，無法產(chǎn)生應(yīng)有的效益，工作效率低下，并且由于大部分檔案信息在保存期間受制于檔案保存環(huán)境及人員流動和檔案利用者的重復(fù)調(diào)用影響，有可能造成原件的受損或破壞、檔案丟失等，無法完整、長期的保存，為檔案的復(fù)查以及重復(fù)利用帶來極大的困難。

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，為檔案資料的保管與高效利用提供了科學(xué)、有效的手段和工具——“RFID檔案管理系統(tǒng)”。該系統(tǒng)是專為各行業(yè)的企事業(yè)單位提供檔案管理的產(chǎn)品，是對現(xiàn)有手工管理的有效的補充，該系統(tǒng)能夠把信息檔案清晰而完整的保存在數(shù)據(jù)庫中，不僅省時省力，而且操作方便、安全性高。

二、 系統(tǒng)設(shè)計方案

2.1?解決思路:每份檔案袋都有唯一的RFID電子標(biāo)簽,每個檔案在存進(jìn)倉庫的時候都會寫入相關(guān)數(shù)據(jù),記錄檔案的相關(guān)信息、存放位置等。在需要檔案時,在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行檢索,獲取檔案的存放位置,入庫取出檔案后,讀取檔案上標(biāo)簽的信息,在系統(tǒng)中做標(biāo)注(例如檔案的去向,提取人,用途等)。

2.2?RFID?技術(shù)的應(yīng)用及其優(yōu)勢

RFID 標(biāo)簽技術(shù)是一種非接觸式的自動識別技術(shù)，它通過射頻信號自動識別目標(biāo)對象 并獲取相關(guān)數(shù)據(jù)，識別工作無須人工干預(yù)，可遠(yuǎn)距離、自動批量進(jìn)行實物的信息采集,是保證實物信息準(zhǔn)確性、完整性的基礎(chǔ)。技術(shù)成熟的低頻至超高頻段的?RFID 產(chǎn)品，已廣泛應(yīng)用于供應(yīng)鏈管理、資產(chǎn)追蹤、智能交通、智能秤重、人員門禁、集裝箱管理，以及物品防偽等多種領(lǐng)域。針對TTi 的實際應(yīng)用要求，選擇?UHF超高頻的無源電子標(biāo)簽及其讀寫設(shè)備（符合?ISO18000-6B/C?標(biāo)準(zhǔn)），進(jìn)行適應(yīng)性匹配選型，以滿足應(yīng)用于特殊環(huán)境（如： 強電磁場、潮濕環(huán)境等）中不同材質(zhì)的實物上，保證信息的讀寫性能。

RFID?電子標(biāo)簽的特點：

無源遠(yuǎn)距離讀寫：最大可達(dá)?8?米（需要讀寫設(shè)備和標(biāo)簽配合）；

防沖撞技術(shù)：與條形碼相比，無須直線對準(zhǔn)掃描，非可視識別，讀寫速度快， 可多目標(biāo)識別、運動中識別，每秒最多同時識別?200個；

使用壽命長（≥10年或讀寫?10萬次），無機械磨損、無機械故障，可在惡劣環(huán)境下使用。（工作溫度：-25?度~+70?度）；

柔性封裝，封裝多樣化：它的超薄和多種大小不一的外型，使他能封裝在紙張、塑膠制品（PVC、PET），防潮防污染，可應(yīng)用于不同場合；

三、?RFID?實物管理系統(tǒng)所需設(shè)備

1、具有出入庫引導(dǎo)功能
? ? ?檔案管理人員能夠按照智能引導(dǎo)(架體自動打開，語音提示，燈光閃爍)找到所查找的檔案或檔案應(yīng)放還的正確位置。

2、具有檔案盒的在位監(jiān)測功能，使檔案管理人員能夠?qū)崟r監(jiān)控密集柜中的盒位狀態(tài)。

? ? ? 倉位感應(yīng)器獲取每個倉位的存放狀態(tài)，當(dāng)檔案盒放到倉位上后，遮擋紅外感應(yīng)器發(fā)光管，檔案盒對發(fā)射光線產(chǎn)生反射現(xiàn)象，接收管接收到反射光線后判斷出感應(yīng)器處于遮擋狀態(tài)，從而確定該倉位處于檔案盒存放狀態(tài)即滿倉狀態(tài)。同理，取走檔案盒后，感應(yīng)器不被遮擋，判斷該倉位處于空倉狀態(tài)。

3、實現(xiàn)檔案盒的智能識別功能

??? 當(dāng)有檔案盒被取出或放入盒位時，實時讀取檔案盒上的標(biāo)簽信息，獲取此檔案盒的相關(guān)信息。

4、自動感應(yīng)機制

? ? ? 倉位感應(yīng)器獲取每個倉位的存放狀態(tài)，當(dāng)檔案盒放到倉位上后，遮擋紅外感應(yīng)器發(fā)光管，檔案盒對發(fā)射光線產(chǎn)生反射現(xiàn)象，接收管接收到反射光線后判斷出感應(yīng)器處于遮擋狀態(tài)，從而確定該倉位處于檔案盒存放狀態(tài)即滿倉狀態(tài)。同理，取走檔案盒后，感應(yīng)器不被遮擋，判斷該倉位處于空倉狀態(tài)。5、錯誤提示

? ? ? 檔案位置存取錯誤提示：為了最大限度的避免人員操作失誤誤造成的檔案存取錯誤，設(shè)有檔案存取錯誤提示功能。

RFID智能化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用效益：

? ? ? 依靠智能檔案管理系統(tǒng)極大的提高了館藏檔案管理工作效率，不僅速度提高，更重要的是順架的準(zhǔn)確性也有了質(zhì)的提升。通過館藏清點，不僅能掌握準(zhǔn)確的掌握館藏檔案數(shù)量，更能掌握檔案類別和實時位置信息，實現(xiàn)手工順架方式幾乎不可能完成的任務(wù)。

? ? ? 借助智能檔案管理系統(tǒng)，通過對檔案架及粘貼有RFID標(biāo)簽的檔案資料的掃描，可以對檔案進(jìn)行架位信息采集、檔案地址信息的采集，幫助順架、查找和統(tǒng)計特定的檔案資料等。檔案架的架位信息與檔案館倉庫架位分布圖融合后，可以建立出詳細(xì)的檔案架分布地址數(shù)據(jù)模型圖，為日常檔案管理提供快捷的人機界面。

? ? ? 智能檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用是RFID多項技術(shù)的綜合應(yīng)用，應(yīng)用智能檔案架為查閱檔案管理者提供方便，也為提高檔案管理效率、減少檔案館管理成本提供了更加高效的途徑。智能檔案架的出現(xiàn)將RFID技術(shù)在檔案館中的應(yīng)用價值發(fā)揮到了最大，實現(xiàn)了真正意義上的“數(shù)字化檔案館”。